Qu’est-ce que la facturation électronique et quels sont les avantages pour les entreprises ?

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Qu’est-ce que la facturation électronique et quels sont les avantages pour les entreprises ?

facture électronique

facture électronique

La facturation électronique a impacté les entreprises en simplifiant et en dématérialisant des processus autrefois trop bureaucratiques : émission, signature, organisation et envoi de factures papier. Aujourd’hui, les avantages sont indéniables : l’efficacité augmente et les coûts liés à la facturation sont réduits de manière significative. Mais cette optimisation de la gestion financière de l’entreprise grâce à la facturation électronique présente bien d’autres avantages pour les entreprises.

Comprendre la facturation électronique

Souvent interprétée comme une simple facture au format PDF, la facturation électronique est bien plus qu’une simple numérisation d’un document. Elle doit répondre à un certain nombre d’exigences. Il s’agit d’un document commercial similaire à une facture papier classique, dont le principal avantage est de parvenir instantanément au consommateur sous forme électronique. Son authenticité est garantie par son émission par un logiciel certifié, généralement au format PDF ou XML, et par l’inclusion de la signature numérique qualifiée. Celle-ci garantit la même validité qu’un document papier et permet un échange d’informations plus rapide.

Aujourd’hui, toute entreprise peut franchir le pas et mettre en place la facturation électronique dans son processus. D’ailleurs, elle peut compter sur l’expertise d’une entité spécialisée comme Docoon pour y parvenir. Cette dernière dispose d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) qui leur permet de satisfaire à cette obligation règlementaire avant sa mise en œuvre effective. C’est important de souligner que cette solution convient pour facturer aussi bien les clients privés que publics d’une société. Effectivement, elle présente des fonctionnalités intéressantes telles que :

  • La signature Eidas & RHS qui affranchit des contraintes et risques engendrés par la Piste d’Audit Fiable (PAF) ;
  • Le traitement et l’hébergement à 100 % sur des plateformes certifiées ISO 9001 et 27001 en France,
  • L’archivage électronique pendant 10 ans selon la norme Z42-013 et la certification NF 461.
  • La gestion en toute autonomie des destinataires, etc.

Un clic sur https://docoon.com/solutions/facturation-electronique/ vous permet d’obtenir davantage d’informations sur ce logiciel innovant. Sinon, il suffit de rendre visite à cet expert dans ses locaux au 81, rue Reaumur, 75002 Paris pour avoir un complément de renseignement.

Ses avantages pour les entreprises

Après les premières mesures de mise en œuvre de la facturation électronique dans les entreprises fournissant l’État, la numérisation des organisations et la dématérialisation des processus de facturation ont commencé. D’abord obligatoire dans le cadre des marchés publics, la facturation électronique s’est imposée comme une stratégie et une opportunité d’évolution pour les entreprises. Comment ? En accélérant les processus, en réduisant les coûts et en augmentant l’efficacité.

Les avantages sont évidents :

Une plus grande agilité dans le processus d’expédition

En éliminant les tâches manuelles, répétitives et sources d’erreurs, associées au traitement et à l’envoi des factures, la productivité et l’efficacité administrative s’en trouvent nettement accrues. En même temps, avec la facturation électronique, il n’est plus nécessaire de prendre le temps d’imprimer, de signer et même de se rendre au bureau de poste pour envoyer une facture. Le processus d’envoi devient plus rapide, plus simple et plus souple.

Minimisation des coûts d’exploitation et de transaction

Outre les économies importantes réalisées sur le papier, les encres, les toners, le matériel d’impression ou l’affranchissement, la facturation électronique garantit également la minimisation des éventuelles erreurs de traitement susceptibles d’engendrer des coûts supplémentaires.

Fiabilité et transparence accrues des processus de facturation

En tant que document numérique signé électroniquement, la facture électronique a une validité fiscale et garantit une fiabilité, une confidentialité et une sécurité de l’information totales. En outre, en automatisant les processus de facturation, vous réduisez les risques d’erreurs et éliminez la possibilité de perdre des factures.

Rationalisation des relations avec les clients

En envoyant des factures par voie électronique, l’expéditeur et le destinataire sont assurés de recevoir la facture. En outre, le processus de facturation devient plus rapide et plus efficace, ce qui augmente la probabilité de recevoir les paiements à temps.

Une plus grande accessibilité grâce à l’archivage numérique

La numérisation des documents est aujourd’hui essentielle pour garantir l’accès à l’information en tout lieu. Les solutions de facturation électronique garantissent également l’archivage numérique des factures pendant la période légale requise, ce qui favorise la productivité, l’efficacité et la facilité d’accès à l’information.

Assurer une mise en œuvre rigoureuse de la facturation électronique

Il n’est plus temps de consacrer du temps et des ressources à des tâches telles que l’envoi et la réception de factures et d’autres documents commerciaux. Cet investissement n’est plus justifié.