La dématérialisation est le processus de remplacement des documents papier par des formats numériques. Elle fait également référence au développement de systèmes d’information électroniques qui classent et facilitent l’accès aux documents numériques. Ainsi, la dématérialisation des documents ne se réfère pas seulement à l’acte de numériser les documents eux-mêmes, mais aussi à la transformation globale de l’échange d’informations au sein d’une entreprise.

Structure de la dématérialisation des documents

La dématérialisation des documents se déroule en deux étapes. La première étape consiste à convertir les documents existants en fichiers électroniques. La méthode la plus populaire consiste à utiliser un logiciel gratuit, que l’on peut réaliser soi-même à l’aide de photos ou d’un simple scanner. Toutefois, cette méthode peut s’avérer fastidieuse si vous devez numériser un grand nombre de documents. Pire encore, elle peut présenter un risque pour votre entreprise en cas de contrôle d’auditeurs ou de litige. En outre, il est aussi possible de faire appel à une société de numérisation. Elle peut se charger pour vous de la numérisation, de l’indexation, du stockage et de l’archivage.

La deuxième étape est la dématérialisation de la gestion électronique des documents (GED), qui constitue un véritable défi pour les entreprises et implique le développement de systèmes d’information capables de gérer automatiquement les documents numériques. Fort heureusement, vous avez ADN Conseils, qui une entreprise dédiée aux solutions informatiques et de gestion en entreprise. Visitez son site adnconseils.fr pour découvrir toutes les sélections de logiciels disponibles.

Quels sont les documents qui peuvent être dématérialisés ?

En théorie, tout document peut être remplacé par un document électronique. En pratique, la dématérialisation nécessite des moyens importants. La création et la maintenance d’un système d’information sécurisé et fiable nécessitent des ressources humaines et financières importantes, et toutes les entreprises n’en ont pas la capacité, d’autant plus que certains services administratifs génèrent des milliers ou des millions de pages de documents chaque jour.

Par conséquent, pour les documents administratifs (factures, contrats, fiches de paie, etc.) pour lesquels il est judicieux de stocker de grandes quantités de papier et de perdre du temps à les rechercher et à les traiter, la dématérialisation est la voie à suivre. En raison des nombreux avantages de la dématérialisation, la plupart des entreprises s’orientent vers la numérisation.

Comment les documents numériques doivent-ils être stockés ?

Comme les dossiers papier, les documents numériques doivent être stockés sur support numérique. Il peut s’agir d’un serveur sur le site web d’une entreprise ou d’une solution cloud. Il ne faut pas confondre cette solution avec un logiciel d’archivage électronique (LAE) dont l’objectif principal est de stocker des informations en toute sécurité.

Lorsque des fichiers sont ajoutés au logiciel de GED, un processus d’archivage automatique est déclenché. Le logiciel gère un espace de stockage dédié et classe les données selon les critères sélectionnés. Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents à partir de l’interface du logiciel de GED. GED et LAE ne sont pas en concurrence, mais se complètent en fonction de leur domaine d’utilisation.