Logiciel RH : 10 conseils pour rédiger votre cahier des charges

Un logiciel RH est un outil complexe qui peut disposer de fonctionnalités très développées. Encore faut-il déterminer ce que l’on souhaite lui faire faire. Gestion administrative, paie, gestion des emplois et des compétences, aide au recrutement … la liste de ces fonctionnalités est longue, d’où l’utilité de bien réfléchir et rédiger un cahier des charges (qui constituera un socle pour l’appel d’offres).

Première étape : constituer un groupe projet

Il vaut mieux s’appuyer sur une équipe d’experts capables d’enrichir le contenu du cahier des charges. On préconise, dès cette phase, de constituer un groupe projet. Celui-ci impliquera tous les acteurs ayant un intérêt direct ou indirect avec le sujet. C’est ainsi le cas des différents services des ressources humaines, mais également de la Direction Financière, de la Comptabilité, de la Production voire du Management de l’entreprise. A titre d’illustration, la manière dont sont construites les feuilles de présence et le suivi de l’activité ont une influence immédiate sur la gestion au quotidien de la force de travail… et donc sur la construction du logiciel RH. Autre exemple : c’est sur la paie que se construit une partie de la comptabilité analytique (impact de la masse salariale sur les centres de coûts …). La Direction Financière aura donc un intérêt évident dans l’élaboration du cahier des charges et dans le contenu de l’appel d’offres. La Direction du Système d’information (ou à défaut la personne en charge de l’informatique) ne doit, bien évidemment, pas être oubliée.

Seconde étape : déterminer le périmètre du projet

Une fois le groupe projet constitué, il faut déterminer le cadre du projet.

Quelques conseils : comme nous l’avons exprimé plus haut, on peut faire réaliser beaucoup de choses à un logiciel RH encore faut-il savoir ce qui est opportun pour l’entreprise. Une TPE (toute petite entreprise) n’a pas du tout les mêmes besoins qu’une entreprise du CAC 40. Le nombre de personnes gérées, les différents statuts au sein de la société, l’architecture du système d’information sont autant de paramètres qui délimitent le périmètre du projet. Il ne faut pas hésiter, non plus, à s’appuyer sur le management. En effet c’est au quotidien que s’effectue la gestion des ressources humaines. Dans un atelier, il faut parfois être capable de remplacer au pied levé un personnel absent. Le logiciel RH doit intégrer cet aspect en permettant, par exemple, une gestion suffisamment souple des feuilles de présence. Ce ne doit surtout pas, dans ce cas précis, être un cadre trop strict générateur de rigidité pour le management. On a coutume de dire qu’un système d’information ne doit pas structurer une organisation mais, qu’au contraire, c’est l’organisation qui détermine le contenu du système d’information. Cela est plus particulièrement vrai du logiciel RH car il accompagne au quotidien la vie entière d’une organisation.

Troisième étape : se donner des objectifs précis

Quel sont les buts à atteindre ? S’agit-il d’améliorer le suivi de vos recrutements, de mieux piloter votre force de travail et votre masse salariale, d’améliorer le suivi la formation ou des entretiens annuels … ? Toutes ces questions sont fondamentales. Avant de rédiger le cahier des charges, le groupe de projet doit connaître la cible à atteindre. Cela doit se traduire par des objectifs mesurables, quantifiables… et atteignables. En effet, il ne sert à rien d’imaginer des objectifs dont on sait dès le départ qu’ils ne pourront pas être atteints. Ce serait le meilleur moyen de décourager le groupe projet. Ce sont des conseils de base.

En termes de moyens, on doit élaborer un planning prévisionnel de mise en œuvre et bien évaluer dès le départ de coût de la solution (c’est un préalable au lancement d’un appel d’offres). Le planning doit prendre en compte tous les acteurs intervenant en qualité de pilotes de tâches ou de contributeurs dans la mise en place puis l’utilisation du logiciel RH. On peut, sur un plan pratique, s’inspirer des plannings Gantt avec un découpage par tâches et par contributeurs.

Quatrième étape : la conduite du changement

Dans le cahier des charges, il convient de prévoir des formations destinées aux utilisateurs afin d’accompagner la prise en main du logiciel RH. Sans formation ni accompagnement dédié, le futur outil a peu de chance d’être utilisé dans de bonnes conditions et, dans le pire des cas, peut même faire l’objet d’un véritable rejet par les différents collaborateurs de l’entreprise.

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